Hồ sơ đăng ký bảo hộ thương hiệu

Trong thủ tục này, hồ sơ đăng ký bảo hộ thương hiệu đóng vai trò cực kỳ quan trọng, quyết định việc đơn đăng ký có được Cục Sở hữu trí tuệ (SHTT) chấp nhận và cấp văn bằng bảo hộ hay không. Vậy một bộ hồ sơ đầy đủ cần những gì, chuẩn bị ra sao? Hãy cùng Công ty Luật Ambys Hanoi tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Cơ sở pháp lý về đăng ký bảo hộ thương hiệu

Đăng ký bảo hộ thương hiệu là hoạt động thuộc lĩnh vực sở hữu công nghiệp, được điều chỉnh bởi hệ thống văn bản pháp luật trong nước và quốc tế.

• Luật Sở hữu trí tuệ năm 2005, sửa đổi bổ sung vào các năm 2009, 2019 và 2022, là văn bản pháp luật cao nhất điều chỉnh trực tiếp hoạt động đăng ký thương hiệu tại Việt Nam. Luật quy định rõ các loại đối tượng được bảo hộ, điều kiện, hồ sơ, thủ tục cũng như quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu.
• Nghị định 65/2023/NĐ-CP của Chính phủ hướng dẫn chi tiết thi hành Luật SHTT, quy định cụ thể về hồ sơ, lệ phí và trình tự thẩm định.
• Thông tư 23/2023/TT-BKHCN do Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành, điều chỉnh về hoạt động quản lý nhà nước trong lĩnh vực sở hữu công nghiệp.
• Các điều ước quốc tế mà Việt Nam tham gia như Công ước Paris về bảo hộ sở hữu công nghiệp, Hiệp định TRIPS trong khuôn khổ WTO và Hệ thống Madrid về đăng ký nhãn hiệu quốc tế, tạo cơ sở pháp lý để thương hiệu Việt Nam được bảo hộ tại nhiều quốc gia khác.

Nhờ những văn bản này, việc đăng ký bảo hộ thương hiệu được tiến hành minh bạch, thống nhất và đảm bảo quyền lợi cho chủ sở hữu.

Hồ sơ đăng ký bảo hộ thương hiệu

Một bộ hồ sơ đăng ký bảo hộ thương hiệu hợp lệ cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ, tài liệu theo quy định của Cục Sở hữu trí tuệ. Cụ thể:

• Tờ khai đăng ký nhãn hiệu theo mẫu thống nhất do Cục SHTT ban hành;
• Mẫu thương hiệu (logo/nhãn hiệu) in đúng kích thước quy định (80mm x 80mm), kèm theo 05 mẫu in đính kèm trong hồ sơ;
• Danh mục sản phẩm, dịch vụ gắn với thương hiệu, được phân loại theo Bảng phân loại quốc tế Nice (phiên bản hiện hành);
• Giấy tờ pháp lý của chủ đơn: Đối với cá nhân: bản sao công chứng CMND/CCCD/hộ chiếu; Đối với tổ chức/doanh nghiệp: bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;
• Chứng từ nộp phí, lệ phí theo quy định của Nhà nước;
• Giấy ủy quyền (nếu chủ đơn ủy quyền cho tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp nộp đơn);
• Tài liệu chứng minh quyền đăng ký trong trường hợp chủ đơn được hưởng quyền đăng ký từ người khác (thừa kế, chuyển nhượng, đồng sở hữu).

Lưu ý: Hồ sơ càng chính xác và đầy đủ ngay từ đầu, khả năng được Cục SHTT chấp nhận và thẩm định thuận lợi càng cao. Nếu hồ sơ có sai sót, Cục sẽ ra thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung, làm kéo dài thời gian xử lý đơn.

Quy trình nộp hồ sơ đăng ký bảo hộ thương hiệu

Quy trình nộp hồ sơ đăng ký bảo hộ thương hiệu tại Cục Sở hữu trí tuệ trải qua các bước sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ
Cá nhân hoặc doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại trụ sở Cục SHTT (Hà Nội), hoặc văn phòng đại diện tại TP. Hồ Chí Minh và Đà Nẵng. Ngoài ra, có thể nộp qua bưu điện hoặc thông qua tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp.

Bước 2: Thẩm định hình thức
Trong vòng 1–2 tháng, Cục SHTT kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ, Cục sẽ ra quyết định chấp nhận đơn. Nếu chưa hợp lệ, Cục sẽ yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

Bước 3: Công bố đơn
Đơn hợp lệ sẽ được công bố trên Công báo Sở hữu công nghiệp sau khoảng 2 tháng kể từ ngày có quyết định chấp nhận đơn.

Bước 4: Thẩm định nội dung
Đây là giai đoạn quan trọng, kéo dài từ 9–12 tháng, nhằm đánh giá khả năng bảo hộ của thương hiệu dựa trên các điều kiện pháp luật quy định.

Bước 5: Cấp văn bằng bảo hộ
Nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện, Cục SHTT sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký thương hiệu (văn bằng bảo hộ), có hiệu lực trong 10 năm kể từ ngày nộp đơn và được gia hạn nhiều lần liên tiếp, mỗi lần 10 năm.

Chi phí đăng ký bảo hộ thương hiệu

Chi phí đăng ký bảo hộ thương hiệu bao gồm nhiều loại phí và lệ phí khác nhau, trong đó có:

• Phí nộp đơn: 150.000 VNĐ/đơn;
• Phí phân loại nhóm sản phẩm, dịch vụ: từ 100.000 – 180.000 VNĐ/nhóm;
• Phí công bố đơn: 120.000 VNĐ;
• Phí thẩm định nội dung: 550.000 VNĐ/nhóm sản phẩm, dịch vụ;
• Phí cấp văn bằng bảo hộ: 120.000 VNĐ.

Tổng chi phí thường dao động từ 1,5 – 2 triệu đồng cho mỗi nhãn hiệu/nhóm sản phẩm. Trong trường hợp chủ đơn sử dụng dịch vụ pháp lý của tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp, sẽ phát sinh thêm phí dịch vụ, tuy nhiên điều này giúp giảm thiểu rủi ro và tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp.

Lợi ích của việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và đúng quy định

Một bộ hồ sơ chuẩn xác không chỉ giúp quy trình đăng ký diễn ra thuận lợi mà còn mang lại nhiều lợi ích cho chủ sở hữu. Trước hết, hồ sơ đầy đủ sẽ tăng khả năng được Cục SHTT chấp nhận và cấp văn bằng bảo hộ ngay từ lần đầu. Tiếp đó, việc chuẩn bị kỹ lưỡng giúp tiết kiệm thời gian, tránh tình trạng bị trả lại hồ sơ hoặc phải bổ sung nhiều lần.

Ngoài ra, việc có hồ sơ hợp lệ còn khẳng định sự chuyên nghiệp và nghiêm túc trong hoạt động bảo vệ tài sản trí tuệ, đồng thời tạo cơ sở pháp lý vững chắc để doanh nghiệp thực hiện các hoạt động thương mại như chuyển nhượng, nhượng quyền thương mại, góp vốn bằng thương hiệu.

Một số lưu ý thực tiễn khi chuẩn bị hồ sơ

Từ thực tế tư vấn pháp lý, có một số lưu ý quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ đăng ký thương hiệu:

• Nên tra cứu thương hiệu trước khi nộp hồ sơ để tránh trường hợp bị từ chối vì trùng hoặc tương tự nhãn hiệu đã đăng ký;
• Lựa chọn thương hiệu đơn giản, dễ nhớ, dễ phát âm, tránh mô tả trực tiếp sản phẩm/dịch vụ hoặc sử dụng từ ngữ, hình ảnh bị cấm;
• Theo dõi thường xuyên quá trình thẩm định để kịp thời bổ sung, chỉnh sửa khi Cục SHTT yêu cầu;
• Đối với doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm, nên ủy quyền cho tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp nhằm đảm bảo hồ sơ được chuẩn bị đúng quy định và tăng khả năng thành công.

Kết luận

Có thể khẳng định rằng, hồ sơ đăng ký bảo hộ thương hiệu là yếu tố quyết định trong quá trình xác lập quyền sở hữu trí tuệ đối với thương hiệu. Việc chuẩn bị đầy đủ, chính xác không chỉ giúp rút ngắn thời gian thẩm định mà còn nâng cao khả năng được cấp văn bằng bảo hộ.
Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt, thương hiệu chính là “tấm khiên” bảo vệ doanh nghiệp trước các hành vi xâm phạm. Để quy trình đăng ký diễn ra thuận lợi, chủ sở hữu cần nắm rõ các quy định pháp luật, chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng hoặc tìm đến sự hỗ trợ chuyên nghiệp từ Công ty Luật Ambys Hanoi – đơn vị giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực sở hữu trí tuệ. Đây sẽ là giải pháp tối ưu để thương hiệu của bạn được bảo vệ toàn diện và bền vững.